Commerciaux, optimisez votre gestion du temps pour gagner en efficacité
L’anticipation et l’agilité sont devenues des compétences majeures, quant à la bonne gestion du temps c’est un facteur de réussite. Alors quelles sont les bonnes pratiques pour mieux gérer votre temps afin de porter vos efforts commerciaux sur les affaires stratégiques ou pouvant se concrétiser ? Comment gagner en efficacité ? Nous avons le plaisir de vous présenter les explications de Jean-Marie Quil consultant formateur chez Mémentor Action, ancien directeur des ventes dans l’industrie agro-alimentaire et Directeur de formation dans l’industrie thermique
Montée d’adrénaline, goût du risque… En négligeant l’anticipation et l’organisation, on pourrait penser que la mauvaise gestion du temps offre des avantages cachés. Cependant, dans votre quotidien de commercial, les effets sont bien réels et significatifs :
• Pression constante, stress
• Énergie dépensée sans résultats optimaux
• Horaires dépassant les limites du raisonnable
• Accumulation d’une charge de travail excessive
Pas de panique, savoir gérer son temps, cela s’apprend. Voici les bonnes pratiques à suivre pour vous aider au quotidien et gagner en sérénité.
Comment mieux gérer son temps professionnel ?
Première étape : identifier ses tâches
Listez d’abord les principales tâches et activités que vous réalisez au quotidien.
Comparez le temps consacré réellement à chacune d’elles par rapport au temps idéal théorique.
Exemple : idéal Moi
Visites clients 60 % ?
Prospection 20% ? Attention à ne pas dépasser 100% 😉
Administratif 20 % ?
Seconde étape : définir ses priorités
Il s’agit de réfléchir et de choisir. Un système de priorités suppose une hiérarchie des valeurs.
• Objectifs à moyen et long terme
• Objectif opérationnel à court terme
• Ciblage des clients et prospects en fonction de leur potentiel
Exemples d’outils
Ces éléments sont à intégrer à votre C.R.M. ou autre outil spécifique à votre entreprise
Pour aller plus loin, quelques formations issues de notre catalogue
GEGT : « optimiser sa gestion du temps pour gagner en efficacité »
TPST : « gérer son temps et son stress »
Troisième étape : cibler ses clients afin de sélectionner les plus porteurs
Établissez la matrice « ABC » croisé: inspirée de la loi de Vilfredo PARETO
• ABC est basée sur le chiffre d’affaires (CA) réalisé – A’B’C’ basé sur votre évaluation du potentiel
• A’ est un haut potentiel, même s’il est déjà client C’ est considéré comme petit potentiel.
• Quid de B’ ? C’est un dilemme.
Réfléchir et doser ses actions : le CA généré par un client A C’ ne peut plus progresser, mais néanmoins, il assure un CA important. Vous devez donc assurer une cadence de visites permettant de maintenir son niveau de réalisation.
À l’inverse : un client C A’ petit chiffre réalisé, mais fort potentiel mérite votre intérêt. Vous allez devoir consacrer des cadences de visites plus importantes pour détecte des axes de pénétration.
Évidemment, cette matrice n’est pas figée dans le temps. Certains prospects deviennent vos clients, certains clients vous quittent, certains croissent, et d’autres régressent.
Il importe de faire vivre la matrice ABC à un rythme régulier afin de maintenir son efficacité.
Pour aller plus loin, quelques formations issues de notre catalogue
AABC : « Atelier d’une ½ journée : construire sa matrice ABC’ »
PACC : « implémenter et suivre un plan d’action commercial »
PTCL : « Portefeuille clients : analyse et plan d’action stratégique »
Quatrièmement : gérer les imprévus
Intégrez des plages horaires dédiées dans votre emploi du temps à la gestion les imprévus. En fonction de l’étendue de votre secteur géographiques et du temps nécessaire pour relier les points les plus éloignés de ce dernier, il est conseillé de planifier deux plages libres, idéalement en début et fin de semaine.
Un agenda surchargé ne résiste pas à l’usage.
Cinquièmement : se préparer et anticiper
Préparez vos visites : historique, contexte de la zone de chalandise, concurrence, incidents techniques ou de facturation.
Vous n’imaginez pas un chef de groupe commando partir en mission en disant « je suis bon, je verrai sur place, j’ai confiance en mon intuition, j’improviserai ».
Selon votre secteur d’activité, sortez de l’échelle « jour » pour adopter une vision plus large, telle ci-dessous :
Anticipez :
• À la semaine : clients avec une fréquence annuelle de 40 visites
• Au mois : clients avec une fréquence annuelle de 10 visites
• Au trimestre : clients avec une fréquence annuelle de 4 visites
• Voire à l’année, si vous menez des négociations annuelles
Ces fréquences sont données à titre indicatif et peuvent être adaptées, modulées en fonction des stratégies communiquées par votre manager.
Exemple
Élodie, directrice régionale, a remarqué que positionner des rendez-vous à la quinzaine et au mois a eu un effet positif sur son équipe. Résultat : plus de sérénité dans l’équipe. La charge mentale liée à la « crainte d’oublier » diminue fortement et élimine la réponse « à chaud » pas toujours appropriée
Sixièmement : éviter de saupoudrer son travail
Sur une année, vous disposez d’un potentiel de l’ordre de 220 jours de travail. Viennent ensuite diverses déductions : réunions de service, séminaires, formations, tâches administratives… Il reste selon les métiers et l’organisation interne de 120 à 140 jours consacrés aux visites clients, suivis et prospections.
En fonction de votre secteur d’activité et de votre portefeuille prospects ou clients, de leur localisation géographique, planifiez vos rendez-vous journaliers, hebdomadaires, mensuels en élimant les tâches à faible valeur ajoutée.
Septièmement : se préparer à répondre aux objections
Le client qui émet une objection est une personne qui manifeste de l’intérêt. L’objection ne doit pas être crainte et être vue comme un tremplin pour démonter votre efficacité.
Au cours de la découverte, anticipez les objections possibles, quel que soit votre domaine d’activité, 80% des objections sont semblables. Capitalisez, faites un recueil des plus difficiles et partagez-les avec les collègues. Ce partage est un sérieux gain de temps surtout pour les nouveaux arrivants. Établissez un catalogue des objections et des réponses à y apporter, vous gagnerez du temps et donnerez une image plus professionnelle.
Votre façon de répondre est très importante et doit être adaptée à votre interlocuteur en fonction de son métier (technique, commercial, finance) et de sa personnalité.
Evitez absolument de faire perdre la face à votre interlocuteur la réponse « triomphante » peut le froisser et vous faire perdre une affaire.
En définitive, une bonne préparation vous rend plus serein, augmente la confiance en soi et diminue fortement le stress qui peut perturber votre vision des choses.
Le temps est la richesse la plus précieuse car elle est non renouvelable.
Pour aller plus loin, une formation issue de notre catalogue
OBVT : « Retourner les objections en votre faveur »
Huitièmement : soigner sa communication pour gagner en efficacité
Une bonne argumentation commerciale passe par une appropriation des éléments communiqués par les services marketing et par une adaptation de ces éléments à la personnalité de votre interlocuteur et surtout à son contexte. N’oublions jamais que ce qui peut être un argument pour un client, deviendra une faiblesse vis-à-vis d’un autre…
Si vous vous contentez de réciter le document marketing vous perdrez en impact car si pertinent soit-il dans l’absolu. Le « bon argument » est celui qui fait sens pour ce client-là, à ce moment-là. Personnalisez vos arguments.
Pour aller plus loin, quelques formations issues de notre catalogue
AEST : « Accroître son estime de soi et sa confiance »
COIN : « convaincre par l’influence »
CVDP : « Maîtriser l’art de convaincre »
En d’autres termes, faites attention à votre communication. Préparez une réponse qui intègre un aspect :
– Cognitif : l’ajout d’informations pertinentes qui font sens
– Affectif : la prise en compte des émotions et de la relation de confiance que vous avez créée
– Conatif : l’incitation à l’action et à l’effort, en particulier si le client doit « vendre » en interne votre solution ou votre proposition.
Ajustez votre communication pour qu’elle soit en phase avec les attentes et le profil de votre prospect.
Les outils d’analyse des types de personnalité permettent d’identifier le canal de communication adapté à
La Process Com Model® utilisée par la NASA pour le recrutement des astronautes et leur compatibilité en situation de stress met en évidence 6 types de personnalité et leur mode de communication préférentiel, langage, canal de communication. Il existe d’autres outils d’analyse : MBTI, Cet outil est très utile aux commerciaux et beaucoup y sont déjà sensibilisés et formés.
Pour aller plus loin, une formation issue de notre catalogue
PCMV : « Renforcer votre impact commercial avec la Process Com Model® »
Neuvièmement : savoir dire non
Soyez intraitables sur votre principale mission : les visites clients et prospects.
Cas pratique
Grégoire, technico-commercial pour un groupe industriel avoue s’être laissé piégé par les demandes de son service marketing (enquêtes spécifiques en clientèle sur des lancements de produits et de l’analyse concurrentielle) jusqu’au moment où il s’est aperçu que son temps administratif avait doublé, passé de 20 à 40% soit 2 jours par semaine au détriment de ses visites clients.
Grégoire a prévenu Nathalie directrice du marketing que ses demandes fréquentes risquaient d’avoir un impact négatif sur ses résultats et qu’il ne pouvait plus répondre systématiquement de façon affirmative. Les demandes devront désormais être validées par le N+1 de Grégoire qui procèdera à une équitable répartition entre les membres de l’équipe.
Une communication pertinente est facteur de gain de temps. Pour cela vous pouvez renforcer votre assertivité.
Appuyez vous sur 2 axes :
• Empathie, écoute active, afin de comprendre la position de vos interlocuteurs
• Conviction persuasion, afin de ne pas « baisser les bras » et accepter ce qui vous sera nuisible in fine.
On distingue quatre comportements principaux : la fuite, l’agressivité, la manipulation et l’assertivité. Parmi eux, l’assertivité se démarque comme le comportement le plus adapté pour communiquer efficacement, avec assurance et authenticité. Les trois autres comportements, moins constructifs et moins productifs, sont donc à éviter.
L’assertivité est le comportement le mieux adapté pour communiquer efficacement avec assurance et sans artifice.
Pour aller plus loin, deux formations issues de notre catalogue
ASTV : « l’assertivité, une clé pour améliorer ses relations au quotidien »
ASPE : « Perfectionner mon assertivité et mon affirmation personnelle »
En conclusion,
En matière commerciale, il faut toujours anticiper, se préparer, y compris à ce que les militaires nomment les « cas non conformes ». Pour ce faire, les techniques sont connues car elles ont été enseignées, cependant elle sont souvent pas ou peu appliquées.
Leur mise en place demande, au-delà de la prise de conscience, une motivation personnelle, un effort quotidien et le soutien de votre hiérarchie afin de les maintenir dans la durée. Cet article est un aperçu de ce qui est travaillé dans le cadre de nos formations commerciales et de nos actions de conseil auprès de nos clients.
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